Canned Responses

Canned Responses adalah pesan yang sudah ditentukan sebelumnya untuk membantu agen merespons lebih cepat dan konsisten terhadap pertanyaan pelanggan yang berulang. Fitur ini sangat berguna untuk menangani pertanyaan yang sering diajukan, berbagi informasi standar seperti kebijakan atau jam operasional, dan memandu pelanggan melalui proses umum tanpa harus mengetik pesan yang sama berulang kali.

Dengan menggunakan canned responses, agen dapat menghemat waktu, mengurangi upaya manual, dan mempertahankan nada yang konsisten di seluruh percakapan pelanggan.

Untuk mengakses Canned Responses, buka Settings → Canned Response dari navigation bar.

Di halaman ini, Anda akan melihat daftar semua canned responses yang telah dibuat sebelumnya. Dari sini, agen dapat meninjau, mengelola, atau membuat canned responses baru sesuai kebutuhan.

Membuat Canned Response

1. Untuk membuat canned response baru, klik + Create New Canned Response.

2. Isi kolom yang diperlukan. Setelah selesai, klik Create response untuk menyimpannya.

   

   Sistem akan secara otomatis mengganti spasi dengan tanda hubung.

---

Cara Menggunakan Canned Response di Chat

Canned responses dapat langsung disisipkan ke dalam percakapan saat sedang chatting dengan pelanggan.

1. Ketik "/" diikuti dengan kode singkat yang Anda buat sebelumnya. Daftar canned responses yang cocok akan muncul.
2. Saat Anda terus mengetik, canned response yang relevan akan disorot dalam daftar. Ketika respons yang diinginkan sudah disorot, tekan Enter untuk menyisipkannya ke input chat.
3. Setelah meninjau atau mengedit pesan jika diperlukan, tekan Enter kembali untuk mengirimnya ke pelanggan.

---

Kasus Penggunaan Canned Responses

Canned responses bersifat fleksibel dan dapat digunakan dalam berbagai skenario dukungan, antara lain:

• Merespons Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

  Jawab pertanyaan umum pelanggan tentang produk, layanan, harga, atau kebijakan dengan cepat tanpa mengulang penjelasan yang sama.

• Menyediakan Informasi Standar

  Bagikan informasi yang konsisten seperti jam kantor, kebijakan pengembalian, detail pengiriman, atau instruksi kontak dengan upaya minimal.

• Memandu Pelanggan Melalui Proses

  Bantu pelanggan menyelesaikan tugas umum dengan mengirim instruksi langkah demi langkah atau tautan ke sumber daya yang relevan, sehingga mereka dapat menyelesaikan masalah dengan lebih efisien.