Roles & Permissions
Mengelola akses pengguna di workspace Anda penting agar pengguna dapat menjalankan tugas dengan efisien sambil menjaga keamanan informasi sensitif. Roles & Permissions membantu Anda mengorganisir akses dengan mendefinisikan apa yang dapat dilihat dan dilakukan pengguna.
Role berfungsi sebagai label atau pengelompokan untuk pengguna, sementara permissions memberikan kendali rinci atas tindakan dan fitur tertentu. Bersama-sama, keduanya memungkinkan Anda mengelola akses secara efisien dan aman.
Panduan ini dibagi menjadi dua bagian:
- Roles – Apa itu role dan cara mengelolanya.
- Permissions – Apa itu permissions dan cara mengelolanya.
Roles
Role adalah kumpulan kemampuan yang telah didefinisikan yang ditetapkan ke pengguna, sehingga lebih mudah mengelola akses di seluruh workspace. Setiap role dilengkapi set permission default, sehingga pengguna memiliki akses yang sesuai dengan tanggung jawab mereka tanpa perlu mengonfigurasi setiap permission secara individual.
Common Roles
- Admin – Akses penuh ke semua fitur, pengaturan, dan data workspace. Admin dapat mengelola pengguna, mengonfigurasi integrasi, dan mengawasi operasi secara keseluruhan.
- Agent – Dapat mengelola percakapan, tiket, dan interaksi pelanggan. Agent terutama bertanggung jawab menangani operasi sehari-hari dengan klien.
- Viewer – Akses read-only ke data workspace. Viewer dapat melihat informasi tetapi tidak dapat memodifikasinya.
Mengelola Role Pengguna
Untuk mengelola role pengguna:
-
Buka halaman Roles dengan mengklik Settings → Roles dari navigation bar.
-
Di halaman ini, Anda akan melihat daftar role yang telah dibuat sebelumnya.
-
Untuk membuat role baru, klik + Create New Role.
-
Isi field yang wajib, lalu klik Create New Role.
Setelah membuat role baru, sistem akan mengarahkan Anda ke halaman detail role tersebut. Di sini Anda akan melihat dua tab: Permissions dan Agents:
- Tab Permissions – Di sini Anda menentukan akses yang ingin Anda berikan ke role ini. Untuk detail lebih lanjut, lihat bagian Permissions di bawah.
- Tab Agents – Di sini Anda menetapkan agen ke role. Jika agen yang ingin Anda tetapkan tidak muncul, berarti agen tersebut belum terdaftar di workspace. Anda dapat mengikuti panduan mengundang agen baru.
Permissions
Permissions mendefinisikan tindakan dan fitur spesifik yang dapat diakses pengguna atau role di dalam workspace. Permissions memungkinkan Anda mengontrol siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengelola bagian berbeda dari sistem, sehingga anggota tim memiliki tingkat akses yang sesuai dengan tanggung jawab mereka.
Permissions dapat ditetapkan ke role atau langsung ke pengguna individual, memberi Anda fleksibilitas dalam mengelola akses di seluruh workspace. Dengan mengonfigurasi permissions, Anda dapat menjaga keamanan, menegakkan aturan workflow, dan memastikan tindakan sensitif hanya dilakukan oleh pengguna yang berwenang.
Peringatan: Tetapkan permissions dengan hati-hati. Memberikan akses yang tidak perlu atau berlebihan dapat menimbulkan risiko keamanan atau mengizinkan perubahan yang tidak diinginkan di workspace Anda. Selalu tinjau permissions dengan saksama sebelum menyimpan perubahan.
Di bawah ini adalah rincian setiap permission, deskripsinya, dan cakupannya.
Permissions Details
Bots
| Permission | Description |
|---|---|
| View Bots | Memungkinkan pengguna mengakses halaman overview bots |
| Create / Update Bots | Memungkinkan pengguna membuat atau memperbarui bots |
| Delete Bot | Memungkinkan pengguna menghapus bot |
| View Chatbot Tool | Memungkinkan pengguna mengakses bagian Chatbot tool |
| Manage Chatbot Tool | Memungkinkan pengguna mengelola dan mengonfigurasi Chatbot tool |
Knowledge Base
| Permission | Description |
|---|---|
| View Knowledge Base | Memungkinkan pengguna mengakses halaman knowledge base |
| Create / Update / Delete Article | Memungkinkan pengguna membuat, memperbarui, atau menghapus artikel |
Dynamic Values
| Permission | Description |
|---|---|
| Create / Update / Delete Custom Actions | Memungkinkan pengguna membuat, memperbarui, atau menghapus custom actions |
| View Q&A | Memungkinkan pengguna mengakses dan melihat bagian Q&A di Chatbot Knowledge Base |
| Manage Q&A | Memungkinkan pengguna membuat, mengedit, dan menghapus entri Q&A di Chatbot Knowledge Base |
Analytics
| Permission | Description |
|---|---|
| View Conversation Traffic Report | Memungkinkan pengguna mengakses laporan Conversation Traffic |
| View Complaints Report | Memungkinkan pengguna mengakses laporan Complaints |
| View Bot Performance Report | Memungkinkan pengguna mengakses laporan Bot Performance |
| View Bot Satisfaction Report | Memungkinkan pengguna mengakses laporan Bot Satisfaction |
Conversation
| Permission | Description |
|---|---|
| View Conversation List All / Unassigned & Assigned to Self Only | Memungkinkan pengguna mengakses halaman conversation dan inbox untuk melihat semua percakapan, hanya percakapan yang tidak ditetapkan, atau yang ditetapkan ke diri sendiri. |
| Assign Chats to Self | Memungkinkan pengguna mengambil kepemilikan percakapan dengan menetapkannya ke diri sendiri |
| Join Conversations Assigned to Other Agents | Memungkinkan pengguna bergabung ke percakapan yang telah ditetapkan ke agen lain |
| Send Whisper | Memungkinkan pengguna mengirim whisper |
| Send Attachment | Memungkinkan pengguna mengirim lampiran |
| Resolve / Reopen Chats All Conversations / Owned Conversations | Memungkinkan pengguna resolve atau reopen semua percakapan atau percakapan yang dimilikinya. |
| Transfer Assigned Conversations | Memungkinkan pengguna mentransfer percakapan ke agen lain |
| Update Conversation Information | Memungkinkan pengguna memperbarui informasi percakapan, seperti label |
| Update Conversation Attributes | Memungkinkan pengguna menambah atau memperbarui atribut percakapan |
| Export Chat History | Memungkinkan pengguna mengekspor riwayat chat |
Ticket
| Permission | Description |
|---|---|
| View Tickets | Memungkinkan pengguna mengakses halaman tiket dan melihat daftar tiket |
| Create Parent Ticket | Memungkinkan pengguna membuat parent ticket dari percakapan atau halaman tiket |
| Create Child Ticket | Memungkinkan pengguna membuat child ticket dari tiket lain |
| Resolve / Reopen Ticket | Memungkinkan pengguna resolve atau reopen tiket apa pun |
| Update Ticket Assignee | Memungkinkan pengguna memperbarui assignee tiket |
| Update Ticket Priority | Memungkinkan pengguna memperbarui prioritas tiket |
| Update Ticket Label | Memungkinkan pengguna memperbarui label tiket |
| Comment on a Ticket | Memungkinkan pengguna berkomentar pada tiket |
| Delete Comment on a Ticket | Memungkinkan pengguna menghapus komentar pada tiket |
Contact
| Permission | Description |
|---|---|
| View Contacts | Memungkinkan pengguna mengakses halaman contact dan melihat daftar contact |
| See Sensitive Contact Information (Email & Phone Number) | Memungkinkan pengguna melihat detail email dan nomor telepon |
| Create Single Contact | Memungkinkan pengguna membuat satu contact |
| Import Contacts | Memungkinkan pengguna mengimpor banyak contact sekaligus |
| Update Contact | Memungkinkan pengguna memperbarui detail contact |
| Archive Contact | Memungkinkan pengguna mengarsipkan contact |
Web Widget Channel
| Permission | Description |
|---|---|
| Manage Web Widget Channel | Memungkinkan pengguna mengelola dan mengonfigurasi live chat widget |
Chat Config
| Permissions | Description |
|---|---|
| Manage Chat Config | Memungkinkan pengguna mengonfigurasi durasi auto-resolve untuk percakapan dan mengatur perilaku status baca chat |
Settings
| Permission | Description |
|---|---|
| Manage Roles | Memungkinkan pengguna mengelola dan mengonfigurasi role |
| Manage Agents and Shifts | Memungkinkan pengguna mengelola agen dan mengonfigurasi shift serta ketersediaan |
| Manage Teams | Memungkinkan pengguna mengelola dan mengonfigurasi tim |
| Manage Canned Responses | Memungkinkan pengguna mengelola dan mengonfigurasi canned responses |
| Manage Automation Rules | Memungkinkan pengguna mengelola dan mengonfigurasi automation rules |
| Manage Reminder Configurations | Memungkinkan pengguna mengelola dan mengonfigurasi reminder |
| Manage Labels | Memungkinkan pengguna mengelola dan mengonfigurasi label |
| Manage Custom Attributes | Memungkinkan pengguna mengelola dan mengonfigurasi custom attributes |
| Manage Plans | Memungkinkan pengguna mengelola langganan dan kredit |